Secretário

Considere a sua responsabilidade como um ministério chave, que é necessário ao funcionamento adequado de seu grupo.

O Secretário é organizado, as coisas nunca se perdem ou fogem ao seu controle, pois ele tem todos os dados e detalhes armazenados e sabe encontrá-los.
Pode-se contar com ele, pois é fiel. Se não puder comparecer a uma reunião, confiará no seu substituto, ou seja, o 2º Secretário, que com ele trabalha em perfeita harmonia, junto a toda Diretoria.
O Secretário é o guardião oficial de todos os registros das atividades realizadas.
Ele é quem organiza o fichário dos membros, anotando o nome completo, endereço, data de aniversário, etc, juntamente com o tesoureiro.
As atas de todas as reuniões do grupo ou Diretoria são registradas pelo Secretário.
Esteja preparado para ler a ata da última reunião.
O formato das atas pode variar de reunião para reunião, mas você deve incluir os principais acontecimentos da reunião, decisões e encerramento, e a assinatura do Secretário e do Presidente.

O livro ata deve conter os Termos de Abertura e Encerramento, assim com as folhas numeradas e rubricadas pelo Presidente.
Cada ata deverá ter margens e suas linhas na margem direita deverão ser numeradas, caso haja necessidade de alguma emenda. A ata nunca pode contar rasuras.
Os termos de Abertura e Encerramento são assinados pelo Presidente na mesma data.